Sistem Informasi Manajemen Berbasis Web pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh

Abstract

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh (DPKA) saat ini masih melakukan pengelolaan data dengan cara konvensional menggunakan file Excel yang tersebar di berbagai bidang tanpa standar baku, sehingga proses pencarian dan rekapitulasi data memakan waktu yang lama dan rawan kesalahan. Penelitian ini memiliki tujuan untuk mendesain serta mengembangkan sebuah sistem informasi manajemen yang berbasis pada teknologi web menggunakan Framework Django dengan arsitektur Model-View-Template (MVT) dan database SQLite3. Sistem dirancang dengan Role-Based Access Control (RBAC) dua level, yaitu Administrator yang memiliki hak akses penuh untuk upload, edit, delete, dan manage users, serta User Biasa yang hanya dapat melihat dan mengunduh file publik. Pendekatan yang dipakai dalam penelitian ini adalah Research and Development (R&D) dengan mengacu pada model Waterfall. Model ini mencakup beberapa fase berurutan, yaitu analisis terhadap kebutuhan, perancangan sistem, penerapan kode program, dan pengujian. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem berhasil diimplementasikan dengan beberapa fitur utama. Fitur tersebut meliputi manajemen file Excel yang dilengkapi validasi format (.xlsx, .xls, .csv) dan batasan ukuran maksimal 10MB, serta pencarian multi-kriteria berdasarkan judul, deskripsi, dan kategori. Selain itu, sistem juga menyediakan filter berdasarkan kategori dan rentang waktu, dashboard analitis yang menampilkan data secara real-time, serta audit trail untuk merekam setiap aktivitas pengguna. Semua fungsi yang tersedia pada sistem sudah diuji coba dengan metode black-box. Berdasarkan hasil pengujian tersebut, seluruh fitur beroperasi sebagaimana mestinya dan memenuhi spesifikasi yang sudah ditentukan sebelumnya. Diharapkan sistem ini mampu memberikan jalan keluar terhadap kendala pengelolaan data yang dialami oleh DPKA, sekaligus dapat dijadikan sebagai contoh atau acuan bagi instansi lain yang mengalami permasalahan yang sejenis.